Aile Şirketi Akademisi Şirketinizi Kurumsallaştırma konusunda sorularınızı yanıtlar
Niçin bir Aile Meclisi oluşturmalısınız?

 AİLE MECLİSİ ve AİLE KONSEYİ


Bir aile şirketinde yapılandırılması gereken üç adet oluşum olmalıdır. Bunun en önemlisi yönetim kuruludur. İkincisi düzenli aile toplantıları düzenlemek, sonuncusu ise aile meclisi ve anayasasını oluşturmaktır. İlgili yasalara göre oluşturulması gereken Yönetim Kurulu, Denetim Kurulu gibi kurumsal organların yanı sıra, ailenin iş yaşamındaki etkinliğini arttırmak ve aile ile iş ilişkilerini düzenlemek üzere bir Aile Meclisinin meydana getirilmesi çok önemlidir. Bu meclisin temel amacı, şirketi ve aileyi etkileyen konuları anlamak ve bunlara ilişkin sorunları çözmektir. Böylece, politikaların netleştirilmesi ve aile üyelerine iletilmesi mümkün olabilecektir.

Aileye ait şirket(ler)in yönetiminde görev alsın ya da almasın, şirket(ler)de hissesi olan aile üyeleri ile bunların birinci derece akrabaları arasında (kardeşler, eşleri, çocukları gibi) 15 yaşın üzerindekiler Aile Meclisine üye olmalıdırlar. Bu tanımın dışında kalan aile üyeleri de Meclis'in oybirliği ile üye yapılabilir. Hisse sahibi olmasına karşın 15 yaşını doldurmamış çocuklar Meclis toplantılarına katılabilir ancak oy hakkını ebeveyni/vasisi aracılığıyla kullanabilirler. Meclisin faaliyetlerinin etkinliğini arttırmak üzere aile dışından danışmanlar da, üyelerin tamamının rıza göstermesiyle meclise dâhil edilebilir.


Aile Meclisinin sağlıklı çalışabilmesi için üyeler arasından bir Başkan seçilmeli ayrıca eğer sayı çok ise bir de “aile konseyi” oluşturulmalıdır.  Aile meclisinin görevi aileyi, aile olarak desteklemektir. Bu oluşum aile üyelerinin isteklerinin işle bağdaştırılmasını sağlar. Yani Meclis aile tarafında bir oluşumdur.  Aile meclisinin bireysel iş kararlarına katılmaması gerekir

Aile üyelerinin sayısı 30 gibi kritik eşiği aşınca aile içi konular artık verimli tartışılamaz hale gelir. Bu durumda aile meclisi üyeleri arasında 5-10 kişilik bir “aile konseyi” oluşturulması yararlı olacaktır. Bu konsey ailenin ele almak isteyeceği birçok konuyu görüşüp karara bağlar, şirkete öneriler sunar. Bu kurulun üyelerinin şirket yönetim kurulunda olmaları gerekmez. Zaten asıl amaç şirkette çalışmayan aile üyelerinin temsil edilmesini sağlamaktır.

Aile Meclisi veya Aile Konseyi:

  •          Aile, şirket yönetim kurulu ve şirket yöneticileri arasında bağlantı sağlayan temel kurumdur,
  •          Şirket yönetim kuruluna atanacak adayları belirler,
  •          Aile değerlerini ve vizyonu belirler,         
  •       Aile üyelerine hak ve sorumlulukları hakkında eğitim verir,
  •          Aile üyelerinin şirkette istihdamı ve maddi haklarını onaylar,
  •          Önemli sahiplik ve yönetim değişikleri hakkında üyelere bilgi verir gerekirse karar alır,         
  •       Önemli aile uyuşmazlıklarını çözümler,
  •          İşle ilgili stratejileri tartışır,
  •          Aile anayasası oluşturur

Aile Meclisi veya Aile Konseyi hiçbir zaman Şirket Yönetim Kurulunun yerine geçmemelidir. Yönetim kurulunun ağırlıklı olarak profesyonel, çıkar çatışması olmayan ve zaman ayırabilecek kişilerden oluşturulması esastır. Yönetim kurulunun temel görevleri arasında ortakları temsil etmek ve haklarını korumak, uzun dönemli iş stratejilerini oluşturmak ve performansı izlemek yer alır. Yönetim kurulu şirketi izler ve denetler. Bununla birlikte Aile Meclisi stratejik konularla ilgilenir, operasyonel konuları yönetime bırakır ve icranın içinde yer almaz. Ayrıca, yönetim kurulunda aile meseleleri de yer almaz. Aile konseyi üyeleri sadece yönetim kuruluna aile meclisinin tavsiyelerini iletir.

Aile konseyi hem aile hem de işle ilgili konularda iletişimi artırmak ve kolaylaştırmak için kurulur. Düzenli aile konseyi toplantıları aile için önemli konuların görüşüldüğü mükemmel bir platform olurken, aile üyeleri içinde konuşulması gereken konular ele alınır. Bu konsey küçük ailelerde aile üyeleriyle ile eşlerinden oluşurken, geniş ailelerde her ev halkı veya her aile temsilcilerinden oluşabilir. Etkin ve verimli aile konseyi toplantıları için aşağıdaki konulara dikkat edilmesinde yarar vardır.

  •          Konsey (veya aile küçük ise meclis) yılda en az 2 en çok 6 kez toplanmalıdır,
  •          Toplantılarda mutlaka bir gündem olmalıdır,
  •          Toplantılarda ve sonrası için mutlaka bir yönetim kılavuzu oluşturulmalıdır.
  •          Toplantıdan elde edilen sonuçları ve görüşmeleri raporlayacak bir raportör olmalıdır.
  •          Aile üyelerini eğitmek üzere özellikle hisse devri, el değiştirme vergileme gibi konularda toplantılara danışman veya uzmanlar çağrılabilir.
  •          Eğer önemli anlaşmazlıklar tartışılacaksa toplantıya bir şirket danışmanını davet etmekte yarar vardır.